Exchange 2016 / 2019 · Office 365 · IMAP · Google Workspace

E-Mail Migration zu Exchange Online

Wir migrieren Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte zu Microsoft 365 / Office 365 – ohne Datenverlust, ohne Ausfallzeit, zum Festpreis. Exchange Server, IMAP-Hoster oder Google Workspace. Auch übers Wochenende.

Jetzt Migration planen Termin buchen

500+

Migrierte Postfächer

100%

Datensicherheit

Ausfallzeit (Ziel)

15+

Jahre Erfahrung

Migrationsarten

Von welchem System migrieren Sie?

Wir haben Erfahrung mit allen gängigen Ausgangssystemen – von Exchange 2010 bis zu modernen IMAP-Hostern. Exchange 2016 zu Exchange Online, Exchange 2019 zu Office 365 oder IMAP zu Microsoft 365 – wir kennen alle Migrationspfade.

Exchange On-Premises

Exchange 2010 / 2013 / 2016 / 2019

Vollständige Hybrid-Migration oder Cutover. Postfächer, Kalender, Kontakte, Öffentliche Ordner und Berechtigungen werden vollständig übertragen.

IMAP / Hoster

Strato, Ionos, Telekom, HostEurope, ...

E-Mails, Kontakte und Kalenderinhalte werden zu Exchange Online migriert. Bis zu 500.000 E-Mails pro Postfach.

Google Workspace

Ehemals G Suite

Migration von E-Mails, Kalendern und Kontakten von Google Workspace zu Exchange Online – einfach und bewährt.

Was schiefgehen kann

Eine Migration ohne Erfahrung endet selten gut

E-Mail-Migration klingt einfacher als sie ist. Wir sehen regelmäßig Unternehmen, die nach einer gescheiterten Eigenregie zu uns kommen – oft mit schwerwiegenden Folgen.

Totaler Mail-Ausfall

Falsch konfiguriertes Mail-Routing oder ein fehlerhafter MX-Eintrag und keine E-Mail kommt mehr an – weder eingehend noch ausgehend. Im schlimmsten Fall über Tage.

E-Mails landen im Spam

Ohne korrekt konfiguriertes SPF, DKIM und DMARC werden ausgehende E-Mails von anderen Mailservern als Spam eingestuft. Kunden erhalten Ihre Nachrichten nicht.

Verlorene Öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner, Shared Mailboxes und Ressourcenpostfächer werden bei unstrukturierten Migrationen häufig übersehen – und sind dann schlicht weg.

Migrationsmethoden

Welche Methode passt zu Ihnen?

Die Wahl der richtigen Migrationsstrategie hängt von Ihrer Exchange-Version, der Anzahl der Postfächer und Ihrer Infrastruktur ab. Wir beraten Sie kostenlos.

Cutover Migration

Bis ~30 Postfächer

Alle Postfächer werden in einem Schritt migriert. Schnell und unkompliziert – ideal für kleine Unternehmen ohne komplexe Infrastruktur.

Staged Migration

Exchange 2003 / 2007

Schrittweise Migration in Wellen – ideal für größere Umgebungen, bei denen nicht alle Postfächer gleichzeitig umgestellt werden sollen.

Hybrid Migration

Exchange 2010 / 2013 / 2016 / 2019

On-Premises und Exchange Online laufen parallel. Postfächer werden in Batches migriert. Minimale Downtime, einfaches Rollback – unsere Empfehlung für die meisten Unternehmen.

Unser Vorgehen

So läuft Ihre Migration ab

Analyse & Bestandsaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehende Infrastruktur: Exchange-Version, Anzahl Postfächer, Authentifizierung, bestehende Microsoft 365 Tenants und Ihre individuellen Anforderungen. Der wichtigste Schritt – damit die Migration reibungslos verläuft.

Einrichtung & Konfiguration

Microsoft 365 Tenant anlegen oder optimieren, Domänen verifizieren, Entra ID Connect konfigurieren (PTA, PHS oder Federation), Benutzer synchronisieren. Die Basis für eine stabile Migration.

Migration & Hybrid-Setup

Hybrid Configuration Wizard einrichten, E-Mail-Routing konfigurieren, Postfächer schrittweise migrieren. Während der Migration laufen beide Systeme parallel – kein Ausfall, kein Datenverlust.

Sicherheit & Abschluss

SPF, DKIM und DMARC korrekt konfigurieren. Exchange Online Protection und Microsoft Defender aktivieren. On-Premises Exchange sauber abschalten. Nutzer einweisen und übergeben.

Nach der Migration

Exchange Online ist Schritt 1 — nicht das Ziel

Mit der E-Mail-Migration ist der erste wichtige Schritt getan. Aber erst wenn Identitäten gesichert, Endgeräte verwaltet und Zugriffe kontrolliert sind, ist Ihre Microsoft 365 Umgebung wirklich vollständig – und sicher.

Entra ID einrichten

Identity & Access Management

Entra ID (ehemals Azure AD) ist das Rückgrat Ihrer M365-Umgebung. Single Sign-On, Benutzergruppen, MFA und die Basis für Conditional Access – ohne sauberes Entra ID funktioniert nichts dauerhaft zuverlässig.

Zero Trust & Conditional Access

Wer darf von wo auf was zugreifen?

Conditional Access Policies steuern, unter welchen Bedingungen Nutzer auf Exchange Online, Teams und SharePoint zugreifen dürfen – nach Gerät, Standort, Risiko-Score. Defender for Office 365 schützt vor Phishing und schädlichen Anhängen.

Endgeräte mit Intune verwalten

Mobile Device Management

Alle Geräte die auf Exchange Online zugreifen sollten über Intune verwaltet sein – für Compliance, automatische Updates und die Möglichkeit Geräte bei Verlust remote zu löschen.

Teams & SharePoint einführen

Modern Workplace

Wer auf Exchange Online migriert, sollte den Schritt nutzen: Teams statt Telefon, SharePoint statt Dateiserver, OneDrive statt lokale Laufwerke. Wir begleiten die vollständige Modern Workplace Einführung.

Vollständige M365 Migration

Das große Bild

Exchange Online ist ein Teil von Microsoft 365. Für eine vollständige Migration – inkl. SharePoint, Teams, Intune, Entra ID und Security – haben wir ein strukturiertes Gesamtpaket.

Zur M365 Migration

Kundenprojekte

Migrationen die funktioniert haben.

"Wir hatten zwei Exchange Server 2016 – eigentlich aus Redundanzgründen – und hatten trotzdem regelmäßig Ausfälle. Der Betrieb und die Wartung waren intern einfach nicht mehr handhabbar neben dem Tagesgeschäft. Nach etwa zwei Monaten Vorlaufzeit startete die Migration. Beim ersten Termin wurden Entra ID und der Hybrid-Wizard konfiguriert und die Konnektivität getestet. Beim zweiten haben wir einen konkreten Migrationsplan erarbeitet. Insgesamt hat die Migration 4 Arbeitstage über einen Zeitraum von etwa 1,5 Wochen gedauert. Wir sind sehr glücklich – seit der Umstellung haben wir endlich wieder Zeit uns um das Wesentliche zu kümmern."

IT-Leiter

Mittelständisches Unternehmen · Berlin · 125 Postfächer · Exchange Hybrid Migration

"Die Herausforderung bei uns war die Größe: 65 Mitarbeiter-Postfächer und 400 Schülerinnen und Schüler die alle gleichzeitig auf Microsoft 365 ongeboardet werden mussten. Schmittel IT hat das strukturiert abgewickelt – Migration von Strato IMAP ohne einen einzigen Ausfall, Entra ID eingerichtet, Intune für alle Geräte konfiguriert und jeden einzelnen Account sauber angelegt. Für eine Bildungseinrichtung in dieser Größenordnung war das ein komplexes Projekt. Hat reibungslos funktioniert."

Geschäftsführung

Landschulheim Grovesmühle · Veckenstedt · 65 Postfächer + 400 Schüler-Accounts

"Wir betreiben als Verkehrsunternehmen eine kritische Infrastruktur – da ist ein E-Mail-Ausfall keine Option. Schmittel IT hat den kompletten Wechsel von unserem Exchange Server zu Microsoft 365 ohne eine einzige Störung im laufenden Betrieb durchgeführt. Tenant eingerichtet, Entra ID aufgesetzt, alle Postfächer migriert, der alte Exchange-Server danach sauber abgelöst. Genau so hatten wir es uns vorgestellt."

IT-Verantwortlicher

Harzer Verkehrsbetriebe GmbH · Wernigerode

"Wir wurden aus der Holding ausgelöst und sollten innerhalb von 2 Monaten komplett alleine laufen – eigener Server, eigene Software, eigenes Netzwerk, eigene Firewall, eigener Support. Am Ende haben wir 6 Monate bekommen. Schmittel IT hat in dieser Zeit den Microsoft 365 Tenant aufgebaut, Exchange, OneDrive und SharePoint aus dem alten Tenant rübergeholt, Intune für alle Geräte eingerichtet und dafür gesorgt dass wir am ersten Tag als eigenständiges Unternehmen arbeitsfähig waren."

Geschäftsführung

Mittelständisches Unternehmen · Carve-out aus Holding · 20 Mitarbeiter · Tenant-zu-Tenant-Migration

Häufige Fragen

Was Sie zur Exchange Migration wissen sollten

Ehrliche Antwort: Das hängt fast vollständig von Ihrer aktuellen Umgebung ab – nicht von uns. Ist Ihr Exchange nach Best Practices eingerichtet und der Tenant sauber vorbereitet, kann eine Migration technisch in wenigen Stunden stehen. Ist die Umgebung hingegen gewachsen über Jahre – Multi-Domain, Edge-Server, selbstsignierte Zertifikate, restriktive Firewalls, unterschiedliche Ansprechpartner und externe Dienstleister die nicht kooperieren – dann kann allein das Setup bis zur ersten Postfach-Migration Wochen dauern. Wir sagen Ihnen das ehrlich im Erstgespräch, nachdem wir Ihre Infrastruktur analysiert haben. Keine Pauschalen die hinterher nicht halten, keine Überraschungen auf der Rechnung.

Das hängt von der Anzahl der Postfächer und der Datenmenge ab. Eine kleine Migration (5–20 Postfächer) dauert typischerweise 1–2 Tage. Größere Umgebungen werden schrittweise in Wellen migriert, um den Betrieb nicht zu unterbrechen.

Nein – bei einer korrekt geplanten Migration gehen keine E-Mails verloren. Während der Migrationsphase laufen beide Systeme parallel. Erst wenn alle Daten synchronisiert sind, wird umgeschaltet.

Sie bestimmen wann die Migration abgeschlossen wird – wir schauen dabei nicht zu. Für uns macht es keinen Unterschied ob wir 1 Postfach oder 50 migrieren, 1.000 oder 1.000.000 E-Mails übertragen. Es dauert einfach entsprechend länger. Wir planen die Umstellung gemeinsam mit Ihnen, alle Mitarbeiter werden vorab informiert. Bei einer Exchange-zu-Exchange-Online-Migration bemerken die meisten Mitarbeiter den Wechsel nicht einmal – das ist der angenehmste Migrationspfad überhaupt.

Ja – eine Hybrid-Koexistenz ist möglich. Für die meisten Unternehmen empfehlen wir jedoch die vollständige Migration, um Wartungsaufwand und Lizenzkosten für den On-Premises-Server dauerhaft zu sparen.

Öffentliche Ordner können zu Exchange Online migriert oder alternativ in SharePoint-Bibliotheken überführt werden. Wir empfehlen, den Umstieg zu nutzen, um die Zusammenarbeit auf SharePoint zu modernisieren.

Ja – Tenant-zu-Tenant-Migrationen sind eine unserer komplexesten Disziplinen. Bei Unternehmensabspaltungen, Fusionen oder Übernahmen müssen Exchange, OneDrive, SharePoint und Entra ID aus einem bestehenden Tenant in einen neuen überführt werden – oft mit Drittanbieter-Tools und vielen beteiligten Parteien. Die eigentliche Herausforderung ist dabei selten die Technik, sondern die Koordination: alter Dienstleister, Holding-IT, rechtliche Vorgaben, eigene Zeitpläne. Wir begleiten solche Projekte von der Planung bis zur vollständigen Übergabe.

Ja und Nein. Das technische Know-how für On-Premises Exchange-Umgebungen haben wir – aber reine On-Premises-zu-On-Premises-Migrationen sind nicht unser Kerngeschäft. Wenn Sie Exchange Server 2016 oder 2019 auf Exchange SE aktualisieren wollen und dabei on-premises bleiben möchten, sind wir der falsche Ansprechpartner. Wir sehen die Zukunft in Exchange Online und Microsoft 365 – nicht im weiteren Betrieb eigener Exchange-Server. Wenn Sie hingegen den Schritt in die Cloud machen wollen, sind wir genau richtig.

Microsoft 365 ist der neue Name für Office 365 – seit 2020 umbenannt. Exchange Online ist in beiden enthalten. Wenn Sie nach "Exchange zu Office 365 migrieren" suchen, meinen Sie dasselbe wie Exchange Online Migration zu Microsoft 365.

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