Die ehrliche Frage: Brauchen wir eine eigene IT?
Irgendwann steht jedes wachsende Unternehmen vor dieser Entscheidung: Stellen wir einen IT-Admin ein, oder beauftragen wir einen externen Dienstleister?
Die Antwort ist — wie so oft in der IT — „kommt drauf an". Aber es gibt klare Indikatoren, die die Entscheidung leichter machen.
Vorweg: Wir sind ein Managed Service Provider. Natürlich haben wir ein Interesse daran, dass Sie sich für uns entscheiden. Deshalb versuchen wir in diesem Artikel besonders ehrlich zu sein — auch darüber, wann Managed Services nicht die richtige Wahl sind.
Was kostet eine interne IT wirklich?
Die meisten Unternehmen unterschätzen die Kosten einer internen IT-Stelle massiv. Sie rechnen mit dem Gehalt — und vergessen alles andere.
| Posten | Kosten/Jahr | Anmerkung |
|---|---|---|
| Gehalt (brutto) | 45.000–65.000 € | Je nach Region und Erfahrung |
| Arbeitgeberanteil (Sozialabgaben) | +21% | ~10.000–14.000 € |
| Arbeitsplatz & Hardware | 3.000–5.000 € | Laptop, Monitor, Lizenzen |
| Fortbildung & Zertifizierungen | 3.000–6.000 € | Microsoft-Zertifizierungen: ~2.000 € pro Prüfung inkl. Vorbereitung |
| Vertretungsregelung | 3.000–8.000 € | Externer Support bei Urlaub/Krankheit (30+ Tage/Jahr) |
| Recruiting | 5.000–15.000 € | Stellenportale, Headhunter, Einarbeitung (einmalig, aber wiederkehrend bei Fluktuation) |
| Gesamt | 70.000–110.000 € |
Bei 50 Mitarbeitern sind das 117–183 € pro User pro Monat. Und dabei hat der Admin noch keine einzige Lizenz bezahlt, keinen Backup-Dienst betrieben und keinen Security-Service konfiguriert.
Das Wissensproblem: Ein Admin, acht Fachgebiete
Das größere Problem ist nicht das Geld — es ist das Wissen.
Ein moderner Microsoft 365 Arbeitsplatz umfasst: Entra ID, Conditional Access, Intune, Defender for Endpoint, Exchange Online, SharePoint, Teams Administration und Microsoft 365 Compliance. Dazu kommen klassische Themen wie Firewall, Netzwerk, Server und Backup.
Das sind mindestens acht Fachgebiete, die sich ständig weiterentwickeln. Microsoft veröffentlicht 15–25 Änderungen pro Woche allein im Microsoft 365 Message Center.
Ein einzelner Admin kann das nicht alles auf aktuellem Stand halten. Das ist kein Vorwurf — es ist Mathematik. Niemand kann Experte in acht Bereichen gleichzeitig sein, die sich monatlich ändern.
Das Ergebnis: Der Admin macht das, was er kennt, gut. Alles andere bleibt liegen, wird halbherzig konfiguriert oder schlicht ignoriert. Intune steht auf der Lizenz, wird aber nicht genutzt. Conditional Access ist „zu komplex". Defender for Endpoint läuft im Default-Modus.
Und genau in diesen Lücken entstehen die Sicherheitsrisiken, die dann richtig teuer werden.
Die drei Modelle: Intern, Managed, Co-Managed
Modell 1: Komplett intern
Für wen: Unternehmen ab 100+ Mitarbeitern mit eigener IT-Abteilung (mindestens 2-3 Personen).
Vorteil: Maximale Kontrolle. Die IT kennt das Unternehmen, die Prozesse, die Menschen. Kurze Wege, schnelle Entscheidungen.
Nachteil: Teuer, schwer zu skalieren. Wissenslücken bei Spezialthemen. Personalausfall = IT steht still. Recruiting im IT-Bereich ist brutal — der Fachkräftemangel trifft keine Branche so hart wie die IT.
Modell 2: Komplett ausgelagert (Full Managed)
Für wen: Unternehmen mit 10–80 Mitarbeitern ohne eigene IT.
Vorteil: Planbare Kosten. Breites Expertenwissen. Keine Personalrisiken. Skaliert mit dem Unternehmen — 5 neue Mitarbeiter bedeuten nicht „wir brauchen einen zweiten Admin".
Nachteil: Weniger Nähe zum Tagesgeschäft. Reaktionszeiten abhängig vom SLA. Kein Vorort-Support (es sei denn, der Dienstleister bietet das an).
Modell 3: Co-Managed (Hybrid)
Für wen: Unternehmen mit einem generalistischen Admin der Unterstützung braucht.
Vorteil: Das Beste aus beiden Welten. Der interne Admin kennt das Unternehmen und kümmert sich um den First-Level-Support, Fachanwendungen und lokale Infrastruktur. Der MSP übernimmt Microsoft 365, Security, Backup und die Spezialthemen.
Nachteil: Erfordert klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten. Sonst zeigen beide aufeinander wenn etwas schiefgeht.
Unsere Empfehlung: Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist Co-Managed das sinnvollste Modell. Ihr Admin wird entlastet, nicht ersetzt. Er kann sich auf das konzentrieren, was nur er kann: das Unternehmen von innen kennen.
Kostenvergleich: 50 User Unternehmen
| Posten | Interner Admin | Full Managed | Co-Managed |
|---|---|---|---|
| Personal | 70.000–110.000 €/Jahr | 0 € | 45.000–55.000 € (Junior/Generalist) |
| Managed Client (93€/User) | 0 € | 55.800 €/Jahr | 55.800 €/Jahr |
| Lizenzen, Backup, Security | ~18.000 €/Jahr | ✅ enthalten | ✅ enthalten |
| Fortbildung | 3.000–6.000 € | ✅ enthalten | 1.000–2.000 € |
| Vertretung | 3.000–8.000 € | ✅ enthalten | ✅ enthalten |
| Gesamt/Jahr | 94.000–142.000 € | 55.800 € | 102.000–113.000 € |
| Pro User/Monat | 157–237 € | 93 € | 170–188 € |
Co-Managed ist teurer als Full Managed — aber Sie haben jemanden vor Ort. Für manche Unternehmen ist das den Aufpreis wert.
Checkliste: Wann Managed Services Sinn machen
Managed Services sind die richtige Wahl wenn:
- ✅ Sie weniger als 80 Mitarbeiter haben und keine eigene IT-Abteilung wollen/können
- ✅ Ihr Admin überfordert ist und Sie ihn entlasten wollen (Co-Managed)
- ✅ Sie Microsoft 365 nutzen oder planen und die Plattform professionell betrieben werden soll
- ✅ Sie planbare IT-Kosten wollen statt unvorhersehbare Rechnungen
- ✅ Security für Sie mehr als „wir haben einen Virenscanner" bedeutet
- ✅ Ihr Admin gerade gekündigt hat und Sie in 2 Wochen eine Lösung brauchen
Managed Services sind nicht die richtige Wahl wenn:
- ❌ Sie hochspezialisierte Fachanwendungen haben die tiefes internes Wissen erfordern
- ❌ Sie eine eigene IT-Abteilung mit 3+ Mitarbeitern haben die gut aufgestellt ist
- ❌ Sie einen Dienstleister suchen der „nur mal schnell was macht" — Managed Services sind eine Partnerschaft, kein Feuerwehreinsatz
- ❌ Sie den günstigsten Anbieter suchen — wir konkurrieren nicht über den Preis, sondern über Qualität
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Nicht jeder Managed Service Provider ist gleich. Hier sind die Fragen, die Sie stellen sollten:
- Festpreis oder nach Aufwand? Ein guter MSP bietet einen Festpreis pro User. Wenn Sie bei jedem Anruf eine Stoppuhr im Hinterkopf haben, rufen Sie irgendwann nicht mehr an — und Probleme eskalieren.
- Was ist im Preis drin? Lizenzen? Backup? Security? Support? Oder ist „Managed Service" nur ein fancy Wort für „wir schicken Ihnen eine Rechnung wenn Sie anrufen"?
- Wie viele Kunden pro Techniker? Ein MSP der 500 Kunden mit 2 Technikern betreut, kann keinen guten Service liefern. Fragen Sie nach dem Betreuungsschlüssel.
- Microsoft-Zertifizierungen? Nicht als Verkaufsargument, sondern als Qualitätsnachweis. Ein MSP der Microsoft 365 betreibt aber keine einzige MS-Zertifizierung hat — wie aktuell ist deren Wissen?
- Onboarding-Prozess? Ein guter MSP nimmt sich 2-4 Wochen für eine saubere Übernahme. Wer am ersten Tag alle Admin-Passwörter haben will und „dann geht's los" — Finger weg.
- Exit-Strategie? Was passiert wenn Sie wechseln wollen? Sind Ihre Daten portabel? Werden Zugänge übergeben? Ein guter MSP hat das im Vertrag geregelt.
Nächster Schritt
Wir beraten Sie gerne — ehrlich und unverbindlich. Manchmal sagen wir auch: „Stellen Sie lieber jemanden ein." Weil eine Managed-Service-Beziehung nur funktioniert, wenn sie für beide Seiten Sinn macht.
Oder rufen Sie uns an: +49 3943 5099450