IT-Kosten pro Arbeitsplatz: Was IT wirklich kostet – und warum Ihr Admin das Problem ist

Das Problem: IT-Kosten, die niemand überblickt

Fragen Sie mal Ihren Geschäftsführer, was ein einzelner Arbeitsplatz die IT pro Monat kostet. Die Antwort ist in den meisten Unternehmen ein Schulterzucken.

Das liegt nicht an mangelndem Interesse, sondern an der Realität: Die IT-Kosten verteilen sich auf fünf bis zehn verschiedene Posten. Microsoft 365 Lizenzen beim einen Anbieter, Backup beim nächsten, der Passwort-Manager als separate SaaS-Subscription, ein externer IT-Dienstleister für Support und dann noch interne Personalkosten für die Administration.

Das Ergebnis: Unplanbare Kosten, unklare Verantwortlichkeiten und bei jedem neuen Mitarbeiter die Frage – was muss ich eigentlich alles bestellen?

Aber es gibt ein noch größeres Problem. Eines, über das niemand gerne spricht.

Das eigentliche Problem: Ihr Admin kann Microsoft 365 nicht

Das klingt hart. Ist es auch. Aber es ist die Realität in den meisten mittelständischen Unternehmen.

Microsoft 365 ist nicht mehr „Office installieren und E-Mail einrichten". Es ist eine Plattform mit über 30 Diensten, die sich monatlich ändert. Allein das Microsoft 365 Message Center liefert 15–25 Änderungsbenachrichtigungen pro Woche. Wer die ignoriert, hat nach einem Jahr eine Umgebung, die nicht mehr dem entspricht, was Microsoft empfiehlt.

Und genau das passiert überall.

Was wir bei Kundenübernahmen regelmäßig finden

Wir übernehmen regelmäßig Microsoft 365 Umgebungen von internen Admins oder anderen Dienstleistern. Die Befunde wiederholen sich:

• Kein Conditional Access konfiguriert. Die mächtigste Security-Funktion in Entra ID – nicht aktiviert. Jeder kann sich von jedem Gerät, jedem Land, zu jeder Zeit anmelden. „Wir haben doch MFA" – ja, aber MFA allein ist wie eine Haustür mit Schloss aber ohne Rahmen.
• MFA nur für manche Benutzer. Der Admin hat es für sich aktiviert, aber nicht für die Geschäftsführung („die wollten das nicht") und nicht für Service-Accounts. Genau die Accounts, die Angreifer zuerst angreifen.
• Intune steht auf der Lizenz, wird nicht genutzt. Business Premium enthält Intune. In über 70% der Umgebungen die wir übernehmen ist es nicht konfiguriert. Die Geräte werden manuell aufgesetzt – jedes einzeln, von Hand, mit USB-Stick. Autopilot? Nie gehört.
• Active Directory ist ein Chaos. OUs heißen „Neu", „Test", „Alt_nicht_löschen". Gruppenrichtlinien widersprechen sich. Benutzer die seit drei Jahren ausgeschieden sind haben noch aktive Accounts. Das ist keine Nachlässigkeit – es ist Überforderung.
• Kein Backup von Cloud-Daten. „Das macht doch Microsoft." Nein. Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Infrastruktur, nicht die Wiederherstellung Ihrer gelöschten SharePoint-Bibliothek oder des Exchange-Postfachs nach einem Ransomware-Angriff.
• Security Defaults statt bewusster Konfiguration. Security Defaults sind das Minimum, das Microsoft automatisch aktiviert. Sie sind besser als nichts – aber sie sind das IT-Äquivalent von „wir haben einen Feuerlöscher im Keller, das reicht".

Warum das kein Vorwurf an Ihren Admin ist

Lassen Sie uns fair sein: Das ist nicht die Schuld des Admins. Die Technologie entwickelt sich schneller als ein einzelner Mensch mithalten kann.

Vor fünf Jahren war ein guter Admin jemand, der Windows Server installieren, Active Directory verwalten und Exchange On-Premise betreiben konnte. Drei Kernkompetenzen, die sich über Jahre aufbauen ließen.

Heute muss derselbe Admin zusätzlich beherrschen:

• Entra ID (ehemals Azure AD) mit Conditional Access, App Registrations, PIM
• Intune / Endpoint Manager mit Compliance Policies, Configuration Profiles, Autopilot
• Microsoft Defender for Endpoint (EDR, Threat Hunting, Incident Response)
• Exchange Online (Hybrid Konfiguration, Mail Flow Rules, Anti-Spam)
• SharePoint Online und OneDrive (Sharing Policies, DLP, Retention)
• Teams Administration (Calling Policies, Meeting Policies, App Permissions)
• Microsoft 365 Compliance (Data Loss Prevention, Sensitivity Labels, eDiscovery)
• PowerShell für Microsoft Graph API

Das sind mindestens 8 Fachgebiete, jedes für sich komplex genug für eine Vollzeitstelle. Dazu kommen noch die klassischen Themen: Firewall, Netzwerk, Drucker, lokale Server.

Kein einzelner Mensch kann das alles auf dem aktuellen Stand halten. Wer etwas anderes behauptet, lügt – oder hat eine sehr großzügige Definition von „aktuell".

Was Unwissen wirklich kostet: Die versteckte Rechnung

Wenn der Admin Intune nicht beherrscht, setzt er Geräte manuell auf. Das dauert pro Gerät 2–3 Stunden statt 15 Minuten mit Autopilot. Bei 50 Geräten im Jahr sind das 125 bis 150 Arbeitsstunden – fast ein Arbeitsmonat.

Wenn der Admin Conditional Access nicht versteht, konfiguriert er es nicht. Dann genügt ein kompromittiertes Passwort für vollständigen Zugriff auf E-Mails, SharePoint-Daten und Teams-Chats. Ein einziger erfolgreicher Phishing-Angriff.

Wenn der Admin kein Backup der Cloud-Daten einrichtet, merken Sie es erst wenn es zu spät ist.

Die ehrliche Kostenrechnung für einen internen Admin:

Das sind bei 50 Usern: 155 € pro User pro Monat. Und dabei hat der Admin noch nicht mal alle Themen abgedeckt.

Zum Vergleich: Unser Managed Client kostet 93 € pro User pro Monat. Komplett. Lizenzen, Backup, Security, Support, Administration.

Die Lösung: Ein Preis, alles drin

Unser Managed Client Paket bündelt alles, was ein moderner Arbeitsplatz braucht, in einem monatlichen Festpreis pro User:

93 € pro User pro Monat (mit 1st und 2nd Level Support)
130 € pro User pro Monat (zusätzlich mit 3rd Level Support)

Keine versteckten Kosten. Keine Nachberechnung bei Lizenzänderungen. Keine separate Rechnung für den Backup-Anbieter.

Was in den 93 € steckt

Microsoft 365 Business Premium

Die komplette Microsoft-Suite: Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive mit 1 TB Speicher, SharePoint. Dazu Intune für Endgeräte-Management, Autopilot für automatisches Deployment, Entra ID P1 für Conditional Access und Defender for Business als Endpoint-Schutz.

Microsoft 365 Backup

Tägliche Sicherung von Exchange-Postfächern, OneDrive-Dateien, SharePoint-Sites und Teams-Daten. Bei versehentlichem Löschen oder Ransomware können wir einzelne Dateien oder ganze Postfächer wiederherstellen.

Keeper Enterprise

Passwort-Manager für jeden Mitarbeiter. Sicherer Tresor, kontrolliertes Teilen im Team, Dark Web Monitoring. Beim Offboarding: Zugang gesperrt, geteilte Passwörter automatisch rotiert.

Managed Microsoft 365 Administration

Hier ist der Unterschied. Wir konfigurieren Intune richtig. Wir setzen Conditional Access Policies auf, die Sinn ergeben. Wir monitoren Security-Alerts täglich. Wir lesen das Message Center und reagieren auf Änderungen bevor sie Probleme verursachen.

Das ist kein Support auf Zuruf. Das ist proaktive IT-Betreuung durch ein Team, das nichts anderes macht als Microsoft 365.

1st und 2nd Level IT-Support

Ihr Mitarbeiter hat ein Problem? Ticket per E-Mail, Telefon oder Portal. Wir lösen es.

• 1st Level: Passwort zurücksetzen, Outlook konfigurieren, Teams einrichten, Drucker verbinden
• 2nd Level: Intune-Probleme, Conditional Access Konflikte, Exchange-Konfiguration
• 3rd Level (130€ Paket): Server, Netzwerk, Firewall, Eskalation zu Microsoft

Der entscheidende Unterschied: Team statt Einzelkämpfer

Ein interner Admin ist eine einzelne Person. Wenn die krank ist, ist niemand da. Wenn die kündigt, nimmt sie das Wissen mit. Wenn die ein Thema nicht beherrscht, bleibt es liegen.

Hinter unserem Managed Client steht ein Team. Verschiedene Spezialisten für verschiedene Themen. Einer kennt Intune im Detail, ein anderer ist auf Security spezialisiert, der dritte auf Exchange-Migrationen. Und dieses Team bildet sich permanent weiter – das ist unser Geschäftsmodell, nicht ein Nebeneffekt.

Wenn Microsoft nächsten Monat eine neue Conditional Access Funktion ausrollt, wissen wir das. Nicht weil wir schlauer sind als Ihr Admin, sondern weil es unser Job ist.

Rechenbeispiel: 50 User Unternehmen

Die tatsächlichen Kosten hängen von Ihrer konkreten Situation ab. Wir rechnen Ihnen gerne unverbindlich durch, was ein Managed Client für Ihr Unternehmen bedeutet.

Für wen sich das Paket lohnt

Ideal für Unternehmen mit 10–100 Mitarbeitern, die keine eigene IT-Abteilung haben oder deren IT-Team entlastet werden soll.

Typische Kunden:

• Handwerksbetriebe und produzierende Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen
• Kanzleien und Beratungen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Verfügbarkeit
• Wachsende Unternehmen, die bei jedem neuen Mitarbeiter nicht überlegen wollen, welche 5 Verträge angepasst werden müssen
• Unternehmen, deren Admin ehrlich zugibt: „Intune kann ich nicht" – das ist kein Versagen, das ist Selbstreflexion

Weniger geeignet: Unternehmen mit einer eigenen, gut aufgestellten IT-Abteilung. Für die bieten wir Co-Managed Services oder projektbasierte Zusammenarbeit an.

Nächster Schritt

Wir rechnen Ihnen gerne unverbindlich durch, was das Managed Client Paket für Ihr Unternehmen konkret bedeutet – im Vergleich zu Ihren aktuellen IT-Kosten.

Kein Verkaufsgespräch, keine PowerPoint-Präsentation. Sondern ein ehrliches Gespräch über Zahlen.

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Oder rufen Sie uns an: +49 3943 5099450